Due diligence

Als familiebedrijf wil Royal A-ware de behoeften van toekomstige generaties veilig stellen. Daarom gaan we duurzame relaties aan. We creëren langdurige partnerschappen met onze melkveehouders, leveranciers en klanten. We leveren maatwerk voor onze klanten, ook als het om duurzaamheid gaat.

We garanderen daarbij een sterke due diligence-basis die helpt bij het mitigeren van milieu- en mensenrechtenrisico's in onze waardeketens. Dit betekent dat wij ons inzetten voor de implementatie van het due diligence-proces, zoals beschreven in de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen inzake verantwoord zakelijk gedrag, de VN-richtlijnen voor mensenrechten en de ILO-conventies over arbeids- en sociale onderwerpen.

De reikwijdte van ons due diligence-beleid is van toepassing op Royal A-ware en strekt zich uit over de gehele wereldwijde waardeketen, die zowel upstream- als downstreamactiviteiten omvat.

Waarom is dit belangrijk voor ons?

We streven niet alleen naar steeds verdere verduurzaming van onze operaties, maar ook die van de waardeketen waarin we actief zijn. We proberen inzicht te krijgen in de herkomst van onze grondstoffen en de omstandigheden waaronder ze zijn gewonnen of geproduceerd. Het doel is om negatieve effecten op het milieu en de mensenrechten in onze waardeketens te voorkomen, te beperken of te stoppen.

Wat zijn de risico's en kansen?

Kansen

• Een transparante en integere houding draagt bij aan een langdurige samenwerking met onze klanten, melkveehouders, leveranciers en andere partners.

• Klachtenmechanismen (intern, extern, klokkenluidersregeling) helpen om mogelijke misstanden tijdig te identificeren en op te volgen.

Risico's

• Medewerkers in onze upstream- en downstreamwaardeketen kunnen materiële gevolgen ondervinden van onze activiteiten (exclusief onze eigen medewerkers). Materiële gevolgen zijn te verwachten voor medewerkers die betrokken zijn bij de productie van grondstoffen die we inkopen (upstream). Voor medewerkers die actief zijn in schakels downstream wordt geen materiële impact verwacht. Consumenten in de downstreamketen vallen ook buiten het bereik omdat kwaliteitssystemen ervoor zorgen dat we voedselveilige producten leveren.

• Het IMVO-convenant Voedingsmiddelen heeft twaalf grondstoffen geïdentificeerd die een verhoogd risico hebben bij de productie als het gaat om mensenrechten (zoals kinderarbeid, gedwongen of verplichte arbeid), gezondheid, veiligheid van medewerkers en het milieu. Hiervan gebruikt Royal A-ware acht grondstoffen: cacao, kokos, palm, rietsuiker, rijst, soja, specerijen en citrusvruchten. Deze grondstoffen worden wereldwijd ingekocht. Daarom hebben we de toeleveringsketens van grondstoffen geïdentificeerd die risico's kunnen opleveren op het gebied van mensenrechten of milieu. Voor de transportsector bestaat een dergelijk IMVO-convenant niet.

• We zijn ons niet bewust van kinderarbeid in de eigen activiteiten. Kinderarbeid komt ook niet veel voor in de ketens waarin we actief zijn. Zoals hierboven vermeld, kan kinderarbeid voorkomen in onze upstream waardeketen, vooral bij het inkopen van hoogrisico grondstoffen zoals bepaald in het IMVO-convenant Voedingsmiddelen.

• Uit onze risicoanalyses op bovenstaande hoogrisico grondstoffen blijkt dat Royal A-ware een mogelijk negatieve impact heeft op kinderarbeid en/of dwangarbeid. We werken alleen met leveranciers die onze gedragscode voor leveranciers ondertekenen, waarin onder andere staat dat kinderarbeid en dwangarbeid niet zijn toegestaan. Een voorbeeld van hoe Royal A-ware haar positieve impact op dit onderwerp vergroot: onze Nederlandse en Belgische melkveehouders zijn verplicht om alleen RTRS-soja of gelijkwaardige soja te gebruiken in hun voer. RTRS-soja is milieuvriendelijk geteeld. Het beschermt en bevordert ook de mensenrechten, zoals arbeidsomstandigheden, respect voor de inheemse bevolking en steun voor lokale gemeenschappen.

Aanpak en beleid

In ons due diligence-beleid presenteren we onze aanpak om mensenrechten- en milieurisico’s in onze waardeketen te voorkomen, beperken of stop te zetten. Deze aanpak is gebaseerd op de zes due diligence-stappen uit de OESO-richtlijnen (zie onderstaande figuur).

Ook nemen we de leidende beginselen van de VN voor mensenrechten en de ILO-verdragen over arbeids- en sociale onderwerpen als uitgangspunt. We beschrijven welke geplande of lopende acties we nemen om materiële risico’s te beperken en hoe we de effectiviteit monitoren.

Stap 1: Due diligence - integreren in beleid en managementsystemen

Royal A-ware heeft zich gecommitteerd aan het implementeren van een uitgebreid due diligence-proces, Zoals beschreven in de OECD-richtlijnen voor multinationale ondernemingen inzake verantwoord ondernemen, de Richtlijnen van de Verenigde Naties inzake bedrijfsleven en mensenrechten, en de ILO-verdragen over arbeids- en sociale kwesties.

Mensenhandel, dwangarbeid en kinderarbeid

Het due diligence-beleid, waarvan de Gedragscode voor Medewerkers onderdeel uitmaakt, acteert expliciet op mensenhandel, gedwongen arbeid of verplichte arbeid en kinderarbeid. In dit beleid presenteren we onze aanpak om mensenrechten- en milieurisico's binnen onze organisatie en onze waardeketens te identificeren, mitigeren en elimineren. Deze aanpak is gebaseerd op de zes due diligence-stappen uit de OECD-richtlijnen die beschrijven hoe we negatieve effecten in onze waardeketens kunnen voorkomen, beperken of stoppen.

Ons beleid ten aanzien van eigen medewerkers en die in de waardeketen omvat expliciete maatregelen om mensenhandel, gedwongen arbeid of verplichte arbeid en kinderarbeid tegen te gaan. Wij hanteren strikte interne processen om naleving te waarborgen, waarbij er geen ruimte is voor enige vorm van uitbuiting. Daarnaast houden we actief toezicht op de naleving van deze principes bij alle activiteiten om onze ethische en wettelijke verantwoordelijkheden hoog te houden.

Verantwoordelijkheden

• De directie is verantwoordelijk voor het algehele toezicht op de impacts, risico's en kansen van due diligence, inclusief strategische toezeggingen en het stellen van doelen.

• De directie heeft de implementatie van de due diligence-strategie gedelegeerd aan speciale due diligence-coördinatoren.

• De effectiviteit van het beleid wordt periodiek beoordeeld door middel van overleg tussen due diligence-coördinatoren om lopende maatregelen te beoordelen en te verfijnen.

• De directie wordt eenmaal per jaar door de directeur Public Affairs, ESG en Corporate Communication geïnformeerd over due diligence als integraal onderdeel van de update over de bredere duurzaamheidsagenda van het bedrijf.

• De afdelingen Inkoop en Legal spelen een sleutelrol bij het implementeren van het due diligence-beleid, waaronder het monitoren van de naleving van de Gedragscode voor Leveranciers door leveranciers. Na verloop van tijd kunnen extra middelen nodig zijn om risicobeoordelingen uit te voeren en het toezicht op de naleving door leveranciers te verbeteren.

• Een speciale werkgroep komt ten minste twee keer per jaar bijeen om toezicht te houden op de ontwikkeling en implementatie van het due diligence-beleid en om de effectieve uitvoering ervan te waarborgen.

Stap 2: Risico's identificeren en aanpakken

De due diligence-aanpak is risicogebaseerd, wat betekent dat de ernstigste risico's als eerste worden aangepakt. Met een divers product- en serviceportfolio is het noodzakelijk om risico’s te prioriteren op basis van scope, schaal en onherstelbaarheid.  

Voor onze risicoanalyse gebruiken we om te beginnen openbare data, zoals rapporten van internationale organisaties als Internationale Arbeidsorganisatie (ILO), onafhankelijke beoordelingen van ngo’s, industriële benchmarks en het amfori BSCI-risicoclassificatiesysteem. Deze openbare gegevens helpen ons om vroegtijdig potentiële risico's te signaleren, waardoor de basis wordt gelegd voor meer gedetailleerd onderzoek. Hoewel openbaar beschikbare informatie een solide basis biedt, is het essentieel dat we ook rechtstreeks met onze leveranciers samenwerken. Zo krijgen we een duidelijker beeld van hun activiteiten en kunnen we beter beoordelen of deze risico's ook een rol spelen in hun toeleveringsketens. Op basis van de uitkomsten van de risicoanalyses ondernemen we actie om geïdentificeerde risico’s te beheersen.

Medewerkers binnen onze upstream- en downstreamwaardeketen kunnen materiële gevolgen ondervinden van onze activiteiten. De risico's zijn geïdentificeerd aan de hand van bovenstaande risicoanalyses. Uit deze analyse blijkt dat kinderen en vrouwen (deels vanuit het perspectief van gelijk loon voor gelijk werk) een hoger risico lopen.

Zuivelactiviteiten

2024-2025: In navolging van de prioritering uit het IMVO-convenant Voedingsmiddelen zullen we de risico's in de toeleveringsketen aanpakken met betrekking tot soja, palmolie, cacao, cashewnoten, kokosnoot, citrusvruchten, hazelnoten, rietsuiker, rijst en specerijen.

2026-2027: We zullen onze focus uitbreiden naar andere voedselingrediënten, een risicobeoordeling uitvoeren voor onze belangrijkste toeleveringsketens en verpakkingsmaterialen meenemen in onze evaluatie.

Vanaf 2028: We zullen ons bereik uitbreiden naar non-food producten en andere categorieën dan verpakkingsmaterialen.

Transportactiviteiten

We hebben toeleveringsketens van grondstoffen en ingrediënten geïdentificeerd die risico's kunnen opleveren op het gebied van mensenrechten of milieu. Voorbeelden zijn banden (rubber, roet), batterijen (kobalt en lithium) en fossiele brandstoffen. Tussen 2024 en 2027 gaan we in gesprek met leveranciers over deze risico's.

Stap 3: Risico's aanpakken

We nemen actieve stappen om geïdentificeerde risico's in onze toeleveringsketen te voorkomen, te verminderen en aan te pakken. Afhankelijk van het type risico, onze relatie met de leverancier en de eisen van de klant, passen we verschillende maatregelen toe om verantwoorde activiteiten te garanderen.

Directe betrokkenheid bij leveranciers

Voordat we met een nieuwe leverancier in zee gaan (voor onze zuivelactiviteiten), verzamelt onze kwaliteitsafdeling informatie om te beoordelen of de leverancier zich inzet voor duurzame activiteiten. We doen dit aan de hand van een vragenlijst voor leveranciers met belangrijke duurzaamheidsonderwerpen. De vragenlijst, die is ontwikkeld met input van onze due diligence-coördinatoren en het ESG-team, zorgt ervoor dat we direct rekening houden met risico's op het gebied van mensenrechten en milieu.

Duurzaamheid, mensenrechten en milieukwesties zijn belangrijke onderwerpen in de gesprekken met onze leveranciers. Zo blijven we transparant en stimuleren we voortdurende verbetering in onze gezamenlijke toeleveringsketens. Voor leveranciers in gebieden met een hoog risico nemen we extra maatregelen om naleving te garanderen. Deze omvatten bijvoorbeeld frequente audits of strengere contractuele verplichtingen. We kunnen ook de samenwerking met leveranciers tijdelijk beperken of uiteindelijk beëindigen, tenzij zij hun activiteiten aantoonbaar verbeteren.

Gedragscode voor Leveranciers

Onze Gedragscode voor Leveranciers is een belangrijk hulpmiddel voor het beheren van duurzaamheidsrisico's. Hierin staan onze ethische normen voor mensenrechten en milieubescherming, gebaseerd op internationale principes zoals die van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO). Alle leveranciers (met een jaaromzet van meer dan 100K) moeten de Gedragscode voor Leveranciers ondertekenen en eens in de drie jaar de Vragenlijst voor Leveranciers invullen. Dit dient niet alleen als een wettelijke overeenkomst, maar is ook een leidraad voor onze gesprekken over verantwoorde bedrijfsactiviteiten. In de Gedragscode voor Leveranciers staat onder andere het volgende:

• Leveranciers hebben procedures om hun activiteiten duurzamer te maken en de impact van hun activiteiten op de aarde te verminderen, waaronder het reduceren van afval en het verkleinen van hun footprint. Leveranciers houden zich aan milieuvoorschriften en -regels en zullen altijd proberen schade aan het milieu en de omgeving te voorkomen.

• Leveranciers zorgen voor een veilige werkomgeving en nemen adequate voorzorgsmaatregelen om ongevallen en schade aan de gezondheid te voorkomen.

• Leveranciers kwalificeren discriminatie, intimidatie, agressie, fysiek en psychisch geweld of gedrag waarbij sprake is van dwang of uitbuiting als ongewenst en tolereren dit niet. Leveranciers hebben een protocol om ongewenst gedrag te voorkomen, inclusief een klachtenprocedure.

• Leveranciers hanteren een eerlijk beloningsbeleid, met eerlijke beloning als uitgangspunt.

• Leveranciers voldoen aan de wetgeving inzake werktijden en houden zich aan het maximale aantal werkuren. Medewerkers worden gecompenseerd voor overwerk.

• Het recht op vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen van medewerkers wordt gerespecteerd door leveranciers.

Onze due diligence-coördinatoren zorgen ervoor dat ondertekende gedragscodes worden gedocumenteerd en dat er geen zaken worden gedaan met leveranciers die deze normen niet hebben onderschreven. Als we een overtreding van de Gedragscode voor Leveranciers vermoeden of bevestigen, gaat de inkoopafdeling met de leverancier in gesprek om een verbeterplan op te stellen. Als een leverancier niet bereid of in staat is om te voldoen, kunnen we de samenwerking beëindigen. Met de Gedragscode voor Leveranciers minimaliseren we de kans dat onze inkoopactiviteiten een negatieve impact hebben op medewerkers in de waardeketen of het milieu.

Samenwerking met branche-initiatieven

In sommige gevallen vereist het aanpakken van risico's collectieve actie. Voor risico's waar we geen directe invloed op hebben, werken we (waar mogelijk) samen met andere belanghebbenden in de sector door deel te nemen aan multi-stakeholder-initiatieven. Deze samenwerkingsverbanden helpen ons om mensenrechten- en milieukwesties effectiever aan te pakken, vooral op gebieden waar onze invloed beperkt is. Een voorbeeld van zo'n initiatief is de Round Table on Responsible Soy (RTRS), een internationaal samenwerkingsverband dat onder andere ontbossing tegengaat door de productie van soja te certificeren.

Gebruik van gecertificeerde materialen

Het inkopen van gecertificeerde duurzame grondstoffen is een van de manieren waarop we duurzaamheidsrisico's in onze toeleveringsketen beheersen. Een voorbeeld hiervan is de inkoop van gecertificeerd karton via programma's zoals FSC.

Gerichte duurzaamheidsprojecten

In gevallen waarin een specifiek duurzaamheidsrisico moet worden aangepakt, werken we nauw samen met een beperkt aantal leveranciers en andere partners in de waardeketen. Deze specifieke projecten stellen ons in staat om problemen gerichter aan te pakken op gebieden waar we sterke relaties hebben met leveranciers en waar andere belanghebbenden ook in de oplossing investeren.

Vragenlijst voor leveranciers

Als onderdeel van het risicobeoordelingsproces binnen onze zuivelactiviteiten gebruiken we een vragenlijst voor leveranciers. Deze vragenlijst is ontworpen om specifieke informatie te verzamelen over het beleid, de werkwijzen en verplichtingen van een leverancier. We zorgen ervoor dat de juistheid van de verstrekte informatie wordt geverifieerd, bijvoorbeeld door middel van onafhankelijke audits, certificeringen of aanvullende documentatie.

Grondstoffen in het IMVO-convenant Voedingsmiddelen

Als onderdeel van haar due diligence-beleid heeft Royal A-ware ook een aanpak ontwikkeld voor grondstoffen die zijn opgenomen in het IMVO-convenant Voedingsmiddelen (zie Risico's). Om mensenrechten- en milieurisico's in de ketens te beheersen, nemen we sociale en milieucriteria mee bij de selectie van leveranciers.

Wanneer een grondstof wordt ingekocht, vindt er geen direct overleg plaats met medewerkers in de waardeketen. De belangen van medewerkers in de waardeketen worden geïdentificeerd als onderdeel van de risicoanalyse die wordt gemaakt bij de inkoop van een hoogrisico grondstof (zoals gedefinieerd in het IMVO-convenant Voedingsmiddelen). Mede op basis van desk research nemen we de belangen van medewerkers in de waardeketen mee. De risicoanalyse wordt jaarlijks bijgewerkt.

Stap 4: Implementatie en resultaten

De effectiviteit van het beleid monitoren

Het monitoren van de effectiviteit van onze due diligence-aanpak is essentieel voor naleving van de OESO-richtlijnen. De volgende mechanismen zijn belangrijk voor het monitoren van de implementatie en resultaten.

• Feedback van leveranciers: We verzamelen directe input van onze leveranciers, omdat zij een beter inzicht hebben in hun activiteiten en toeleveringsketens. Tijdens overleg en bedrijfsbezoeken bespreken we duurzaamheidsrisico's en - waar nodig - ontwikkelen we samen oplossingen. Dit is vooral belangrijk voor leveranciers in regio's met een hoog risico of die te maken hebben met ingrediënten met een hoog risico.

• Externe inzichten: Om op de hoogte te blijven van veranderende risico's, volgen we rapporten en ontwikkelingen van NGO's, branche-initiatieven en relevante organisaties zoals de Federatie Nederlandse Levensmiddelen Industrie (FNLI) en Transport & Logistiek Nederland (TLN). Deze externe input vormt een integraal onderdeel van onze aanpak van due diligence.

• Klachtenmechanismen: Ons klachtenmechanisme, dat openstaat voor alle belanghebbenden, is een belangrijk instrument om de doeltreffendheid van due diligence te controleren.

Deze mechanismen zorgen ervoor dat onze due diligence-inspanningen consistent worden gecontroleerd, aangepast en afgestemd op duurzaamheidsrichtlijnen.  Als herstel van de impact op mensenrechten nodig is, nemen we de maatregelen in stap 3.

Als zuivelonderneming zijn onze melkleveranciers in Nederland en België belangrijke partners. Gezien de strenge sociale en milieuwetgeving in deze landen en het ontbreken van signalen van mensenrechtenschendingen of ernstige milieurisico's die niet al wettelijk geregeld zijn, nemen we de melkleveranciers niet mee in ons due diligence-beleid. We benaderen onze melkveehouders wel proactief op het gebied van klimaat en biodiversiteit via initiatieven zoals onze klimaattransitie- en biodiversiteitsplannen. Het due diligence-beleid voor onze zuivelactiviteiten richt zich voornamelijk op voedingsingrediënten die niet van melk zijn afgeleid.

Royal A-ware heeft in 2024 niet geëvalueerd of medewerkers in de waardeketen bekend zijn met en vertrouwen hebben in de externe klachtenregeling.

Stap 5: Transparante communicatie

• Royal A-ware communiceert met haar medewerkers over de aanwezigheid van een klachtenprocedure.

• In 2024 is niet beoordeeld of medewerkers op de hoogte zijn van en vertrouwen hebben, in de klachtenprocedure zoals opgenomen in stap 6. Zie ESRS G1-1.

Stap 6: Klachtenafhandeling en herstelmaatregelen

Klachtenmechanisme

Royal A-ware zet zich in om integer, respectvol en transparant te handelen, in overeenstemming met de principes van onze gedragscode. Daarom hebben we een klachtenmechanisme om zorgen over onwettig gedrag of gedrag dat in strijd is met de gedragscode te identificeren, te rapporteren en te onderzoeken. We monitoren de effectiviteit ervan om zo het klachtenmechanisme te optimaliseren.

Interne klachtenprocedure

Medewerkers hebben het recht om klachten in te dienen bij de interne klachtencommissie. Een klacht wordt gedefinieerd als: "Een uiting van ontevredenheid met betrekking tot een beslissing of handeling binnen het bedrijf (hierna te noemen 'gedrag'), evenals elk verzuim met betrekking tot een beslissing, gebeurtenis, bejegening of een binnen de onderneming bestaande gewoonte, die van invloed is op de positie van de werknemer of voor de werknemer persoonlijk een probleem vormt."

Medewerkers kunnen klachten - ook anoniem - indienen bij een leidinggevende, een vertrouwenspersoon of rechtstreeks bij de interne klachtencommissie. Royal A-ware heeft zowel interne als externe vertrouwenspersonen aangesteld, waarvan sommigen gekwalificeerde mediators zijn met de expertise om conflicten in uitdagende situaties op te lossen.

Vanwege de verschillende operationele omgevingen bestaan er aparte interne klachtenprocedures voor onze zuivel- en transportactiviteiten. Deze procedures zijn toegankelijk via het intranet en het interne communicatieplatform AB Connect.

De interne klachtencommissie voert jaarlijks een onderzoek uit om te beoordelen of er aanpassingen nodig zijn in onze klachtenregeling of due diligence-aanpak.

Ons klachtenmechanisme zorgt ervoor dat medewerkers die negatieve gevolgen ondervinden en dit formeel melden via de officiële klachtenprocedure, de nodige ondersteuning krijgen en de maatregelen worden genomen. De interne klachtencommissie is verantwoordelijk voor het beoordelen van de effectiviteit van deze herstelmaatregelen.

In 2024 werden er geen formele klachten ingediend via het klachtenmechanisme, waardoor een evaluatie van de doeltreffendheid van de ondersteuning en de herstelmaatregelen niet mogelijk was.

Externe klachtenprocedure

Onze externe klachtenprocedure is bedoeld voor meldingen van negatieve gevolgen door het handelen van Royal A-ware en haar waardeketens op het milieu, mensen en dieren. De externe klachtenregeling heeft een bredere reikwijdte dan de klokkenluidersregeling en staat ook open voor medewerkers in onze waardeketens, getroffen gemeenschappen en andere belanghebbenden.

Deze signalen kunnen via verschillende wegen binnenkomen: via online formulieren op onze websites, e-mail of post. Contactformulieren zijn beschikbaar in vijf talen: Engels, Nederlands, Spaans, Duits en Frans. Het formulier bevat een verwijzing naar klachten in toeleveringsketens en hoe deze klachten worden behandeld. Klachten worden behandeld door de klachtencoördinator. Sinds eind 2024 is de procedure te vinden op www.royal-aware.com/nl/melding-klacht. Er is een procedure opgesteld om een correcte en uniforme aanpak te garanderen.

Royal A-ware heeft in 2024 niet geëvalueerd of medewerkers in de waardeketen bekend zijn met en vertrouwen hebben in de externe klachtenregeling. Voor melkveehouders waar we direct mee samenwerken is er een aparte bezwaarprocedure.

Belanghebbenden kunnen mogelijk negatieve gevolgen ondervinden wanneer ze een klacht indienen via de klokkenluidersregeling of het externe klachtenmechanisme. In alle gevallen zorgen we ervoor dat belanghebbenden die een melding doen via de klokkenluidersregeling worden beschermd in overeenstemming met de Wet bescherming klokkenluiders. De bescherming van medewerkers in de waardeketen die klachten indienen via het externe klachtenmechanisme (dat vanaf 2025 operationeel zal zijn) zal in 2025 verder worden ontwikkeld.

Klokkenluidersregeling

De klokkenluidersregeling van Royal A-ware is bedoeld voor het melden van vermoedens van misstanden binnen het bedrijf. Er is sprake van een misstand als het algemeen belang in het geding is of als de Europese wet wordt overtreden of dreigt te worden overtreden. Het vermoeden van een misstand moet gebaseerd zijn op redelijke gronden. Meldingen kunnen worden gedaan door medewerkers en andere belanghebbenden. Meldingen worden behandeld door de compliance officer. De procedure is te vinden op www.royal-aware.com/nl/melding- misstand. (new window)

Procedure

Medewerkers die een misstand vermoeden, kunnen vertrouwelijk overleg plegen met een adviseur, die gebonden is aan een geheimhoudingsplicht. De werkgever zorgt ervoor dat alle informatie met betrekking tot de melding veilig wordt bewaard en alleen toegankelijk is voor degenen die de melding behandelen. De identiteit van de klokkenluider wordt strikt beschermd.

Mondelinge of schriftelijke meldingen worden gedocumenteerd en door de compliance officer, die deze vervolgens doorstuurt naar de directie. Er worden onafhankelijke onderzoekers aangesteld en de betrokkenen worden geïnformeerd, tenzij dit het onderzoek zou schaden. Onderzoekers krijgen de ruimte om de benodigde documenten in te zien, interviews af te nemen en deze te documenteren. Medewerkers kunnen relevante documenten aan onderzoekers verstrekken. Het definitieve onderzoeksrapport wordt gedocumenteerd.

Na een interne melding kan de melder een externe instantie waarschuwen als de werkgever het vermoeden onvoldoende aanpakt of als de melder binnen de gestelde termijn geen standpunt heeft ontvangen.

Directe externe meldingen zijn mogelijk in geval van direct gevaar of wettelijke vereisten. De melder kiest de meest geschikte externe entiteit.

De klokkenluidersregeling voldoet aan de eisen van de Wet bescherming klokkenluiders, die de implementatie is van de Europese Richtlijn 2019/1937 tot bescherming van klokkenluiders. De melder zal tijdens en na de behandeling van de melding van een vermoeden van een misstand niet door Royal A-ware worden benadeeld. Dit geldt ook voor de adviseur van de melder en de functionarissen zoals de compliance officer, de vertrouwenspersoon en de onderzoekers die betrokken worden vanwege het uitoefenen van de in deze klokkenluidersregeling beschreven taken.

Naleving van de UN Guiding Principles on Business and Human Rights (UNGP's), de Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work van de Internationale Arbeidsorganisatie, en de OESO Richtlijnen voor Multinationale Ondernemingen met betrekking tot medewerkers in de waardeketen, zijn onderdeel van het due diligence-beleid van Royal A-ware. In het due diligence-beleid is vastgelegd dat belanghebbenden in de waardeketen schendingen kunnen melden via de klokkenluidersregeling en de externe klachtenregeling (vanaf 2025). Via deze kanalen zijn in 2024 geen ernstige schendingen gemeld of in verband gebracht met een van onze activiteiten.

Opleidingen voor betrokkenen bij verschillende procedures

• De vertrouwenspersonen binnen Royal A-ware zijn opgeleid door externe deskundigen en/of hebben de benodigde kwalificaties.

• De leden van de interne klachtencommissie zijn bekwaam door hun werkervaring.

• De compliance officer is de general council van Royal A-ware. Vanuit werkervaring en opleiding is aanvullende training niet vereist.

• De due diligence-coördinator krijgt een training on-the-job door de afdeling Legal.

Doelstellingen en prestaties

Royal A-ware hanteert een due diligence-beleid waarmee we uitvoering geven aan de afspraken uit de IMVO- en OESO-richtlijnen.

Het due diligencebeleid moet aanwezig zijn en de daarmee samenhangende maatregelen jaarlijks worden geëvalueerd. Er zijn geen aannames gebruikt bij het vaststellen van het doel.

• A-ware Dairy: beoordelingen van acht hoogrisico grondstoffen in 2024.

• A-ware Dairy: Driejaarlijkse evaluaties over de risicobeoordelingen van voedselgrondstoffen met een hoog risico.

• A-ware Dairy: We zullen onze focus in 2026/2027 uitbreiden naar andere voedselingrediënten, een risicobeoordeling uitvoeren voor onze belangrijkste toeleveringsketens en verpakkingsmaterialen opnemen in onze evaluatie.

• A-ware Dairy: Vanaf 2028 zullen we onze scope verbreden naar non-food producten en andere categorieën dan verpakkingsmaterialen.

• AB Texel: Dialoog in 2025 met twee strategische partners over fossiele brandstoffen en apparatuur.

• 2026/2027: Dialoog met extra leveranciers van hoogrisico grondstoffen

In 2024 werden geen ernstige mensenrechtenkwesties en -incidenten met betrekking tot onze upstream- en downstreamwaardeketen gemeld.

Onze acties in 2024

Onze maatregelen voor 2024 kunnen worden onderverdeeld in zes categorieën:

Due diligence-beleid en commitment:

• Het de diligence-beleid is afgerond.

• De publieke versie zal uiterlijk in december 2024 op de website staan.

• Het beleid wordt periodiek besproken met de Stuurgroep Duurzaamheid.

Risico's identificeren:

• Risicoanalyses voor hoogrisico grondstoffen zijn afgerond.

Risico’s aanpakken:

• Inregelen van ondertekening en controle op het naleven van Gedragscode voor Leveranciers.

• In samenwerking met due diligence-coördinatoren worden aanvullende maatregelen genomen op basis van de risicoanalyse van hoogrisico grondstoffen. Deze maatregelen kunnen een positief effect hebben op medewerkers in de waardeketen.

Monitoren implementatie en resultaten:

• Monitoring wordt in 2024 opgezet en in 2025 uitgerold.

• We gebruiken de volgende mechanismen om de effectiviteit van het due diligence-beleid te monitoren: feedback van leveranciers, externe inzichten (bijv. rapporten van maatschappelijke organisaties) en klachtenmechanismen.

Transparante communicatie:

• Intern: via Speakap, i-Ware, AB Drive, AB Connect.

• Extern: Jaarverslag 2024, publieksversie van beleid op website, interviews.

Klachtenafhandeling en herstelmaatregelen:

• Er is een interne klachtenprocedure en een klokkenluidersregeling.

• Uiterlijk 1 januari 2025 wordt de externe klachtenprocedure ingevoerd.

Hoe betrekken we onze stakeholders?

Het due diligence-beleid is ontwikkeld door de werkgroep Due diligence. De werkgroep bestaat uit:

• General Counsel Royal A-ware

• Directeur Public Affairs, ESG en Communicatie Royal A-ware

• Purchase Director Bouter Borrelgemak

• Managing Director Bouter

• Group QA Manager Bouter

• Manager Procurement Royal A-ware

• Head of ESG Royal A-ware

• Director QSHE Royal A-ware

• CFO AB Texel

Het due diligence-beleid, inclusief de doelstellingen, is besproken met de Stuurgroep Duurzaamheid en formeel vastgesteld door de directie. Betrokken stakeholders worden geïnformeerd over de onderwerpen in het beleid die hen direct aangaan, zoals beschreven in stap 5 van het due diligence-beleid.

De standpunten van werknemers in de waardeketen worden meegenomen in onze beslissingen of activiteiten die gericht zijn op het beheersen van de daadwerkelijke en potentiële impacts op werknemers in de waardeketen. Daarnaast zullen we passende maatregelen nemen als er sprake is van een negatieve impact in onze activiteiten of waardeketen. Bij het samenwerken of bieden van een oplossing gaan we direct of indirect (via vertegenwoordigers) in gesprek met de betrokken stakeholders.

Momenteel is er geen directe dialoog met medewerkers in de waardeketen gelinkt aan de inkoop van grondstoffen. Inzicht in hun standpunten is verkregen via risicoanalyses die zijn uitgevoerd voor hoogrisico grondstoffen in het kader van ons due diligence-beleid. Deze risicoanalyses zijn gebaseerd op rapporten van overheden, maatschappelijke organisaties en andere geloofwaardige bronnen en bieden waardevolle inzichten in de belangen van medewerkers binnen de waardeketen.

Daarnaast verzamelen we informatie over grondstoffen via andere bronnen en stakeholders zoals ngo’s. Zo krijgen we bijvoorbeeld informatie via een adviesraad van het initiatief ‘De Duurzame ZuivelKeten’ met daarin verschillende stakeholders van de sectoren, waaronder enkele ngo’s. Met hen zijn we als sector in gesprek over onder meer het gebruik van duurzame soja. Deze ngo’s kijken ook naar de belangen van de mensen die betrokken zijn bij de sojateelt.

Medewerkers binnen de waardeketen zijn niet betrokken bij het vaststellen van doelen, het monitoren van prestaties of het identificeren van verbeteracties met betrekking tot onze due diligence-inspanningen.

Overige informatie

Royal A-ware heeft geen Global Framework Agreements (GFA's) of andere overeenkomsten met Global Union Federations (GUF's) die specifiek betrekking hebben op de mensenrechten van medewerkers binnen de waardeketen. Dit omvat het recht op collectieve onderhandelingen en bevat toelichting over hoe we inzicht krijgen in de standpunten van medewerkers.