Transparantie en integriteit

Waarom is dit belangrijk voor ons?

Onze bedrijfscultuur bestaat uit een missie - de kortste route van consument tot koe - en vier kernwaarden. Met deze kernwaarden – Ondernemend, Betrouwbaar, Betrokken en Respectvol - maken we duidelijk waar we voor staan, wat we belangrijk vinden en hoe we onze doelen willen bereiken. Ons gedrag, onze samenwerking en onze houding bepalen de identiteit van het ons bedrijf. We streven ernaar dat klanten, melkveehouders en iedereen die verder met ons bedrijf te maken heeft, hetzelfde gevoel ervaart.

Hoe sterker we zijn in het laten zien van onze kernwaarden, hoe beter we zullen worden in het behalen van duurzame resultaten.

Wat zijn de risico's en kansen?

Kansen

• Transparantie en een integere houding dragen bij aan langdurige samenwerkingen.

• Klachtenmechanismen, intern, extern of via een klokkenluidersregeling, zorgen ervoor dat misstanden tijdig worden gesignaleerd en opgevolgd.

• In een cultuur waar integer gewerkt wordt en afwijkingen worden gemeld, is de kans op corruptie en omkoping kleiner.

Risico's

• Een gebrek aan transparantie en integriteit kan leiden tot verslechterde relaties, vertrouwensbreuk en reputatieschade, zowel met interne als externe stakeholders.

• Niet (op tijd) voldoen aan veranderende wetgeving heeft juridische en financiële gevolgen voor de organisatie.

Aanpak en beleid

Ons gedrag, onze samenwerking en onze houding bepalen de identiteit van het ons bedrijf. We streven ernaar dat klanten, melkveehouders en iedereen die verder met ons bedrijf te maken heeft, hetzelfde gevoel ervaart. Hoe sterker we zijn in het laten zien van onze kernwaarden, hoe beter we zullen worden in het behalen van duurzame resultaten.

Kernwaarden

• Ondernemend: Onze medewerkers tonen initiatief, verbeteren zichzelf en nemen passende beslissingen met lef. Klanten zien ons als ondernemend dankzij onze flexibiliteit, snelle actie en deskundige medewerkers.

• Betrouwbaar: We komen onze afspraken na, zijn open en eerlijk. Klanten ervaren ons als transparant en gericht op langetermijn relaties. Als familiebedrijf zijn we toegankelijk en benaderbaar.

• Betrokken: We tonen openheid en kwetsbaarheid, creëren werkplezier en tonen interesse in collega's en de ontwikkelingen binnen het bedrijf. Klanten ervaren onze betrokkenheid door ons proactief meedenken, ontzorgen en persoonlijke benadering.

• Respectvol: We waarderen iedereen, luisteren, geven feedback en praten mét mensen en niet óver mensen. We behandelen anderen zoals we zelf behandeld willen worden. Klanten ervaren ons als respectvol omdat we luisteren naar de wensen van de klant, ons houden aan normen en waarden en persoonlijke aandacht bieden.

Gedragscode voor Medewerkers

Onze zuivel- en transportactiviteiten hebben elk hun eigen Gedragscode voor Medewerkers. Onder eigen medewerkers wordt verstaan: medewerkers in loondienst, vrijwilligers, stagiaires, uitzendkrachten, gedetacheerden, charters, zelfstandigen werkzaam binnen Royal A-ware, of binnen een van onze gelieerde bedrijven. De Gedragscode voor Medewerkers is een document dat door alle medewerkers wordt ondertekend en waarmee zij bij indiensttreding akkoord gaan. Het is ook beschikbaar op het intranet.

De Gedragscode beschrijft in detail onze waarden en wat we van onze medewerkers verwachten. Bedrijfsintegriteit is hier een belangrijk onderdeel van. Als preventiemiddel beschrijft de Gedragscode in detail wat we verstaan onder een goede zakelijke relatie. Voorbeelden laten zien welke praktijken we als ongewenst beschouwen. Deze richtlijnen helpen medewerkers te begrijpen wanneer hun acties het bedrijf in gevaar brengen.

De Gedragscode voor Medewerkers van A-ware Dairy is vastgesteld door de directie van Royal A-ware. De Gedragscode voor Medewerkers van AB Texel is vastgesteld door de directie van AB Texel na bespreking met en instemming van de Ondernemingsraad.

Corruptie en omkoping

Royal A-ware beschikt over een beleid gericht op voorkomen van omkoping en corruptie. Hierin is vastgelegd dat de Gedragscode voor Medewerkers en klokkenluidersregeling belangrijke tools zijn om beschuldigingen of incidenten van corruptie of omkoping te voorkomen, op te sporen en daarop te acteren.

Onze bedrijfscultuur van doorzetters is onlosmakelijk verbonden met de cultuur van alles kunnen zeggen: als iemand iets ziet, zal hij het zeggen. Dit wordt ondersteund door de meldingsplicht, als onderdeel van de Gedragscode voor Medewerkers. Hierin staat dat het verplicht is om misstanden te melden. Een meldplicht is ook opgenomen in de Gedragscode voor Medewerkers van AB Texel. 

Daar waar onderzoekers of onderzoekscommissies zaken van corruptie of omkoping in onderzoek hebben, staan deze los van de hiërarchie die betrokken is bij het voorkomen en opsporen van corruptie of omkoping. Het proces om uitkomsten van onderzoeken te rapporteren is uitgewerkt in de klokkenluidersregeling, waarin  ook procedures zijn opgenomen om gevallen van corruptie en omkoping te onderzoeken.

In onze Gedragscode voor leveranciers staat hoe we omgaan met corruptie en omkoping bij leveranciers. Zie zorgvuldigheidseisen.

Risicobeoordeling van corruptie en omkoping

Als onderdeel van ons beleid om corruptie en omkoping te voorkomen, hebben we een risicobeoordeling uitgevoerd van de functies binnen Royal A-ware die het meest blootstaan aan risico’s van corruptie en omkoping. Hiervoor hebben we het 'risk five-tier classification system' gebruikt. Voor ons zijn dit functies met een risicoclassificatie 1 en 2.

• Extreem hoog risico (1): Deze rol kan mogelijk leiden tot grootschalige fraude of het bedrijf op lange termijn schade berokkenen. Personen in deze functies hebben veel macht, waardoor het moeilijk is om fraude of machtsmisbruik op te sporen. Ze bevinden zich ook in een positie waarin ze eventuele negatieve gevolgen voor zichzelf kunnen onderdrukken.

• Hoog risico (2): Vergelijkbaar met extreem hoog risico, maar individuen in deze rol hebben niet het vermogen om negatieve uitkomsten voor zichzelf te onderdrukken, ondanks het potentieel om grootschalige fraude te plegen of schade op lange termijn te veroorzaken.

Bij Royal A-ware gaat het om de volgende functies:

• Royal A-ware: CEO, CFO, COO

• A-ware Dairy: Finance and Accounting Director, Directors

• AB Texel: CEO, CFO, Directors

Uiteraard zijn de nodige interne controlemaatregelen geïmplementeerd om deze risico's te beperken. We onderzoeken ook hoe we anti-corruptie- of anti-omkopingstraining aan ons trainingsaanbod kunnen toevoegen.

In 2024 zijn er geen veroordelingen en voor inbreuken op wetgeving tegen corruptie en omkoping. Het bedrag aan geldboetes is dus nul euro. Er is geen aanleiding om aanvullende maatregelen te nemen naar aanleiding van inbreuken op procedures en normen voor de bestrijding van corruptie en omkoping.

Lobbyactiviteiten

Lobbyactiviteiten vinden voornamelijk plaats via de sector- en brancheorganisaties waarbij we zijn aangesloten (zie hoofdstuk Stakeholders). Via deze organisaties pakken we uitdagingen in de zuivel- en transportsector aan. Met onze expertise en ervaring leveren we waardevolle input voor een beter begrip van deze sectoren.

In lijn met ons beleid geven we nooit bijdragen aan politieke partijen. Het zwaartepunt van onze lobbyactiviteiten ligt bij onze zuivelactiviteiten in Nederland en België. Royal A-ware is niet geregistreerd in het EU Transparantieregister of in een gelijkwaardig transparantieregister.

Geen van de leden van de directie, leidinggevende en toezichthoudende organen heeft in de twee jaar voorafgaand aan hun benoeming een soortgelijke functie bekleed bij een overheidsinstantie.

De directeur Public Affairs coördineert de lobbyactiviteiten van Royal A-ware.

Maatregelen en acties

Algemene maatregelen

Bedrijfscultuur

De bedrijfscultuur is vastgelegd in de missie, kernwaarden en gedragscode voor medewerkers. Het uitbouwen en bevorderen van de bedrijfscultuur gebeurt op verschillende manieren.

• Bij indiensttreding wordt alle medewerkers van A-ware Dairy gevraagd de Gedragscode voor Medewerkers te lezen en te ondertekenen. De Gedragscode is ook beschikbaar op het intranet.

• Nieuwe medewerkers van A-ware Dairy worden uitgenodigd voor een introductiedag. Aan de hand van een inspirerende presentatie van de directie maken nieuwe medewerkers kennis met A-ware Dairy en de bedrijfscultuur.

• Medewerkers van AB Texel worden via de arbeidsovereenkomst gewezen op het platform AB Connect waarop onder andere de Gedragscode kan worden geraadpleegd.

• We besteden aandacht aan de bedrijfscultuur via interne communicatiemiddelen, zoals personeelsbladen (i-Ware en AB Drive) en apps (Speakap en AB Connect).

• CEO Jan Anker houdt de medewerkers van A-ware Dairy regelmatig op de hoogte van de ontwikkelingen van het bedrijf in een videoboodschap. De bedrijfscultuur is een onderwerp waarbij hij in zijn videoboodschap stilstaat.

Onze acties in 2024

• De klokkenluidersprocedure is binnen A-ware Dairy gecommuniceerd, een formulier is beschikbaar op de website.

• In 2024 hebben we binnen Royal A-ware de externe klachtenprocedure opgezet. Deze wordt in 2025 ingevoerd. Een meldingsformulier staat online.

• We hebben de aanwezigheid van vertrouwenspersonen onder de aandacht gebracht, bijvoorbeeld door posters op te hangen.

• Hoewel we geen specifieke trainingen aanbieden om onze bedrijfscultuur te stimuleren, zijn elementen hiervan verweven in meer algemene trainingen (bijvoorbeeld de traineetraining), maar ook in de verschillende activiteiten die hierboven zijn genoemd.

Hoe betrekken we onze stakeholders?

Bij de verschillende regelingen die in dit hoofdstuk worden genoemd, zijn zowel de directie, leidinggevenden als medewerkers betrokken. Medewerkers zijn betrokken op individueel niveau, maar ook op het niveau van de Centrale Ondernemingsraad (COR).

Betrokken bij het bevorderen van de bedrijfscultuur zijn: de directie, leidinggevenden, de HR-afdeling, Corporate Communications en vele anderen. Dit is een inspanning van iedereen die betrokken is bij onze organisatie. Als het gaat om trainingen of andere activiteiten gericht op medewerkers, neemt de HR-afdeling het voortouw en betrekt zij hier verschillende stakeholders bij. De risicobeoordeling van functies is belegd bij de afdeling Risk Management, die zowel HR als andere relevante afdelingen bij dit proces betrekt.

Overige informatie

• Due diligence van de inkoop van grondstoffen in relatie tot mensenrechten en milieu is materieel en in lijn met het materiële onderwerp 'Transparantie en integriteit' en de bijbehorende doelstelling: 'Royal A-ware heeft een due diligence-beleid dat voldoet aan de afspraken zoals vastgelegd in IMVO en OESO-richtlijnen'. We beschrijven daarom geen beleid om betalingsachterstanden tegen te gaan.

• Er is beleid met betrekking tot bescherming tegen represailles voor mensen die kanalen gebruiken om hun zorgen of behoeften te uiten.

• Een verklaring in het geval het bedrijf geen kanaal heeft ingesteld voor het melden van zorgen is niet van toepassing. Royal A-ware heeft een due diligence-beleid waarvan een interne klachtenprocedure deel uitmaakt.

• De rol van bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen wordt uitgewerkt in het hoofdstuk Goed bestuur.